טפסים ותשובות לבקשת הקלטת שיחה

טופס קליטת בקשה לקבלת שיחה מוקלטת - לשימוש פנימי
גרסה 1.0 · נבדק מול נוסח רשומות מיום 22.07.2026 · עודכן לאחרונה 02.08.2026

סימון: [חובה לפי סעיף 16ד] = נגזר מלשון החוק. [המלצה תפעולית] = נוהל מוצע של VoiceBox, אפשר לשנות.
‹טקסט בסוגריים משולשים› = להשלים. אין להשאיר סוגריים בטקסט שנשלח ללקוח.

החומר כאן נכתב מתוך נוסח החוק שפורסם ברשומות, והוא הסבר תפעולי בלבד. הוא אינו ייעוץ משפטי, לא נבדק בידי עורך דין מטעמנו, ואינו מחליף בדיקה של הנוהל שלכם מול היועץ המשפטי שלכם ומול הרגולטור הענפי שלכם.
תבנית זו אינה הדרך היחידה להגיש בקשה או להשיב עליה. צרכן רשאי לפנות בכל ערוץ, והחוק אינו קובע טופס.

========================================================================
חלק א' - מה נרשם ברגע שהפנייה מגיעה

תאריך קבלת הבקשה (יום/חודש/שנה): ‹___›            [חובה לפי סעיף 16ד]
  מיום זה נמנים עשרת ימי העסקים. יש לרשום את היום שבו הפנייה הגיעה בפועל,
  ולא את היום שבו נפתחה במערכת או שבו זוהה הפונה.

שעת הקבלה: ‹___›                                  [המלצה תפעולית]
מזהה בקשה פנימי: ‹___›                            [המלצה תפעולית]
ערוץ הפנייה (טלפון / דוא״ל / צ׳אט / פרונטלי / אחר): ‹___›   [המלצה תפעולית]
  החוק אינו קובע ערוץ. כל ערוץ תקף, וכולם מתחילים את אותו מניין.

מי קלט את הבקשה (תפקיד, לא שם פרטי): ‹___›        [המלצה תפעולית]

חלק ב' - מה התבקש

סוג הבקשה:
  ( ) הקלטה של שיחה מסוימת
  ( ) כל השיחות בתקופה שיצוינה
  ( ) פירוט מועדי שיחות בלבד
  ( ) לא ברור - נשלחה שאלת הבהרה בתאריך ‹___›

תקופה מבוקשת, מ- ‹___› עד ‹___›                   [המלצה תפעולית]
מספר הטלפון שבו התקיימו השיחות: ‹___›             [המלצה תפעולית]
  נאסף כדי לאתר את השיחות, לא כאמצעי זיהוי בפני עצמו.

הפניה לרשומת הלקוח הקיימת (מזהה פנימי): ‹___›     [המלצה תפעולית]
  עדיף על העתקת שם, כתובת או מספר זהות לטופס נפרד.

חלק ג' - אימות זהות

שיטת האימות שנבחרה:
  ( ) שאלה ממוקדת מתוך הרשומה הקיימת
  ( ) קוד חד-פעמי למספר הטלפון שבשיחה
  ( ) אימות במערכת מזוהה של העסק
  ( ) אחר: ‹___›

תאריך ושעת האימות: ‹___›                          [המלצה תפעולית]
תוצאת האימות (עבר / נכשל / ממתין): ‹___›          [המלצה תפעולית]

אין לצרף ואין לשמור צילום תעודה מזהה, ספח, רישיון נהיגה או דרכון.
החוק אינו דורש זאת, והחזקת מסמך כזה יוצרת סיכון פרטיות חדש כדי לפתור סיכון ישן.
נשלח צילום מיוזמת הצרכן - יש למחוק אותו ולרשום שנמחק.

תוכן התשובה לשאלת האימות אינו נשמר. נשמרת רק העובדה שהאימות עבר, ומתי.

חלק ד' - איתור

מספר השיחות שנמצאו בהיקף: ‹___›
כולל שיחות שהצרכן יזם אל העסק או אל מי מטעמו?  ( ) כן  ( ) לא   [חובה לפי סעיף 16ד]
  החובה חלה גם על שיחה שהצרכן יזם. איתור שסורק רק שיחות יוצאות אינו שלם.

בוצעה בדיקת איתור מול רישום המרכזייה?  ( ) כן  ( ) לא          [המלצה תפעולית]
פערים שנמצאו: ‹___›

חלק ה' - מסירה

מועד יעד פנימי: ‹___›                             [המלצה תפעולית]
המועד לפי החוק (10 ימי עסקים מיום הבקשה): ‹___›   [חובה לפי סעיף 16ד]
  את שני התאריכים אפשר לחשב ב-https://voicebox.co.il/tools/delivery-deadline

מה נמסר:
  ( ) קובצי ההקלטה                                [חובה לפי סעיף 16ד]
  ( ) פירוט בכתב של מועדי השיחות                  [חובה לפי סעיף 16ד]
      שני הפריטים נמסרים יחד. תמלול אינו תחליף לשיחה המוקלטת.

תאריך המסירה בפועל: ‹___›
ערוץ המסירה: ‹___›
הוכחת המסירה שנשמרה: ‹___›                        [המלצה תפעולית]

חיוב:
  ( ) מסירה ראשונה בתוך תקופת השמירה - בלא תשלום  [חובה לפי סעיף 16ד]
  ( ) בקשה חוזרת לאותו חומר - נגבה ‹___› ₪, לאחר הודעה מראש

אישר למסירה (תפקיד): ‹___›                        [המלצה תפעולית]
  רצוי שלא יהיה מי שאיתר והרכיב את החומר.

הודעת אישור קבלה - נשלחת לצרכן
גרסה 1.0 · נבדק מול נוסח רשומות מיום 22.07.2026 · עודכן לאחרונה 02.08.2026

סימון: [חובה לפי סעיף 16ד] = נגזר מלשון החוק. [המלצה תפעולית] = נוהל מוצע של VoiceBox, אפשר לשנות.
‹טקסט בסוגריים משולשים› = להשלים. אין להשאיר סוגריים בטקסט שנשלח ללקוח.

החומר כאן נכתב מתוך נוסח החוק שפורסם ברשומות, והוא הסבר תפעולי בלבד. הוא אינו ייעוץ משפטי, לא נבדק בידי עורך דין מטעמנו, ואינו מחליף בדיקה של הנוהל שלכם מול היועץ המשפטי שלכם ומול הרגולטור הענפי שלכם.
תבנית זו אינה הדרך היחידה להגיש בקשה או להשיב עליה. צרכן רשאי לפנות בכל ערוץ, והחוק אינו קובע טופס.

========================================================================
נושא: קיבלנו את הבקשה שלך לקבלת הקלטת שיחה

שלום,

קיבלנו ביום ‹תאריך קבלת הבקשה› את בקשתך לקבל ‹הקלטה של שיחה מיום ___ / את פירוט
מועדי השיחות›.

מה קורה עכשיו
נאתר את השיחות הרלוונטיות ונשלח אליך את ההקלטות ואת פירוט מועדי השיחות
עד ליום ‹תאריך היעד›.                              [המלצה תפעולית]
  התאריך שמצוין ללקוח הוא היעד הפנימי, כדי שיישאר מרווח לתקלה. המועד
  שהחוק קובע הוא 10 ימי עסקים מיום הבקשה, והוא מאוחר יותר. [חובה לפי סעיף 16ד]

כדי שנוכל לוודא שהחומר נמסר לך ולא לאדם אחר, נבקש ממך לאשר פרט אחד שידוע
לנו משיחתך איתנו: ‹שאלת אימות ממוקדת - למשל: ארבע הספרות האחרונות של אמצעי
התשלום בעסקה, או מועד השיחה המשוער›.               [המלצה תפעולית]

אין צורך לשלוח לנו צילום תעודת זהות או כל מסמך מזהה אחר. איננו מבקשים מסמכים
כאלה ולא נשמור אותם.                               [המלצה תפעולית]

עלות
מסירה ראשונה של הקלטה בתוך תקופת השמירה נעשית ללא תשלום. [חובה לפי סעיף 16ד]

לשאלות אפשר להשיב להודעה זו או לפנות אל ‹ערוץ שירות›.

בברכה,
‹שם העסק›
‹פרטי יצירת קשר›

---
הערה לעורך התבנית: את שני התאריכים - היעד הפנימי והמועד שבחוק - אפשר לחשב ב-
https://voicebox.co.il/tools/delivery-deadline

הודעת מסירה - נשלחת לצרכן עם החומר
גרסה 1.0 · נבדק מול נוסח רשומות מיום 22.07.2026 · עודכן לאחרונה 02.08.2026

סימון: [חובה לפי סעיף 16ד] = נגזר מלשון החוק. [המלצה תפעולית] = נוהל מוצע של VoiceBox, אפשר לשנות.
‹טקסט בסוגריים משולשים› = להשלים. אין להשאיר סוגריים בטקסט שנשלח ללקוח.

החומר כאן נכתב מתוך נוסח החוק שפורסם ברשומות, והוא הסבר תפעולי בלבד. הוא אינו ייעוץ משפטי, לא נבדק בידי עורך דין מטעמנו, ואינו מחליף בדיקה של הנוהל שלכם מול היועץ המשפטי שלכם ומול הרגולטור הענפי שלכם.
תבנית זו אינה הדרך היחידה להגיש בקשה או להשיב עליה. צרכן רשאי לפנות בכל ערוץ, והחוק אינו קובע טופס.

========================================================================
נושא: ההקלטות שביקשת מוכנות

שלום,

בהמשך לבקשתך מיום ‹תאריך הבקשה›, מצורפים:

1. ‹מספר› הקלטות שיחה שהיית צד להן.                [חובה לפי סעיף 16ד]
2. פירוט בכתב של מועדי השיחות - תאריך, שעה ומשך לכל שיחה. [חובה לפי סעיף 16ד]

‹קישור להורדה / פירוט הקבצים המצורפים›

הקישור פעיל עד ‹תאריך ושעה› ומאפשר עד ‹מספר› הורדות. [המלצה תפעולית]
  מגבלת זמן והורדות אינה דרישה של החוק. היא מקטינה את החשיפה אם הקישור
  יגיע לאדם אחר, ולכן היא נוהג מומלץ - בתנאי שהיא רחבה מספיק כדי שהצרכן
  יספיק להוריד.

מסירה זו נעשתה ללא תשלום.                          [חובה לפי סעיף 16ד]

אם קובץ אינו נפתח או שנדמה לך שחסרה שיחה, אפשר להשיב להודעה זו ונבדוק.

בברכה,
‹שם העסק›
‹פרטי יצירת קשר›

---
פירוט מועדי השיחות - מבנה מוצע
תאריך | שעת תחילה | משך | מספר הטלפון בשיחה | מזהה קובץ
‹___›  | ‹___›      | ‹___› | ‹___›            | ‹___›

הפירוט נמסר גם כאשר נמסרות ההקלטות עצמן, ולא רק במקומן. [חובה לפי סעיף 16ד]

הודעת חריג - כשלא ניתן למסור את כל מה שהתבקש
גרסה 1.0 · נבדק מול נוסח רשומות מיום 22.07.2026 · עודכן לאחרונה 02.08.2026

סימון: [חובה לפי סעיף 16ד] = נגזר מלשון החוק. [המלצה תפעולית] = נוהל מוצע של VoiceBox, אפשר לשנות.
‹טקסט בסוגריים משולשים› = להשלים. אין להשאיר סוגריים בטקסט שנשלח ללקוח.

החומר כאן נכתב מתוך נוסח החוק שפורסם ברשומות, והוא הסבר תפעולי בלבד. הוא אינו ייעוץ משפטי, לא נבדק בידי עורך דין מטעמנו, ואינו מחליף בדיקה של הנוהל שלכם מול היועץ המשפטי שלכם ומול הרגולטור הענפי שלכם.
תבנית זו אינה הדרך היחידה להגיש בקשה או להשיב עליה. צרכן רשאי לפנות בכל ערוץ, והחוק אינו קובע טופס.

========================================================================
נושא: תשובה לבקשתך לקבלת הקלטת שיחה

שלום,

בהמשך לבקשתך מיום ‹תאריך הבקשה›, להלן מה שאנחנו יכולים למסור ומה שלא.

מה מצורף
‹מספר› הקלטות שיחה ופירוט מועדי השיחות עבורן.      [חובה לפי סעיף 16ד]

מה לא נמסר, ומדוע
‹בחרו את המקרה הרלוונטי ומחקו את השאר›

  ( ) השיחה שביקשת אינה שמורה אצלנו עוד. תקופת השמירה לגביה הסתיימה ביום
      ‹תאריך›, וההקלטה נמחקה במסגרת מדיניות מחיקה קבועה.
  ( ) לא נמצאה שיחה בתקופה שציינת. אם יש לך תאריך מדויק יותר או מספר טלפון
      נוסף, נשמח לבדוק שוב.
  ( ) חלק מהשיחות נמצאו אך קובץ אחד פגום ואינו ניתן להשמעה. פירוט מועד
      השיחה עבורו מצורף בכל זאת.
  ( ) הבקשה מתייחסת לשיחה שאינך צד לה. נוכל למסור רק שיחות שהיית צד להן.
  ( ) לא הצלחנו לאמת שהפנייה הגיעה ממך. נשמח לנסות שוב בערוץ ‹___›.

מה אפשר לעשות עכשיו
‹ערוץ לפנייה חוזרת, ואם רלוונטי - איזה פרט נוסף יעזור לנו›

בברכה,
‹שם העסק›
‹פרטי יצירת קשר›

---
הערות לעורך התבנית
- אין לרשום "לא נמצא" כשלא חיפשתם. [המלצה תפעולית]
- הודעה על חומר שאינו קיים אינה פוטרת מלמסור את מה שכן קיים, במועד. [חובה לפי סעיף 16ד]
- כל מקרה חריג נרשם ברשומת הבקשה עם הנימוק, לא רק בהודעה שיצאה.  [המלצה תפעולית]
- אימות שנכשל אינו סירוב. הציעו ערוץ חלופי לפני שסוגרים בקשה.    [המלצה תפעולית]

מענה לבקשה חוזרת לאותו חומר
גרסה 1.0 · נבדק מול נוסח רשומות מיום 22.07.2026 · עודכן לאחרונה 02.08.2026

סימון: [חובה לפי סעיף 16ד] = נגזר מלשון החוק. [המלצה תפעולית] = נוהל מוצע של VoiceBox, אפשר לשנות.
‹טקסט בסוגריים משולשים› = להשלים. אין להשאיר סוגריים בטקסט שנשלח ללקוח.

החומר כאן נכתב מתוך נוסח החוק שפורסם ברשומות, והוא הסבר תפעולי בלבד. הוא אינו ייעוץ משפטי, לא נבדק בידי עורך דין מטעמנו, ואינו מחליף בדיקה של הנוהל שלכם מול היועץ המשפטי שלכם ומול הרגולטור הענפי שלכם.
תבנית זו אינה הדרך היחידה להגיש בקשה או להשיב עליה. צרכן רשאי לפנות בכל ערוץ, והחוק אינו קובע טופס.

========================================================================
נושא: בקשתך לקבל שוב את ההקלטה מיום ‹תאריך›

שלום,

מצאנו שמסרנו לך את ‹ההקלטה / פירוט מועדי השיחות› הזה ביום ‹תאריך המסירה
הקודמת›. מסירה ראשונה נעשתה, כנדרש, ללא תשלום.     [חובה לפי סעיף 16ד]

בקשה נוספת לאותו חומר בתוך תקופת השמירה ניתנת לחיוב. [חובה לפי סעיף 16ד]
העלות אצלנו היא ‹סכום› ₪, לפי מחירון אחיד שאינו תלוי בזהות המבקש
או בסיבת הבקשה.                                    [המלצה תפעולית]
  החוק אינו קובע תעריף מרבי. הסכום הוא החלטה עסקית שלכם, וכדאי שתהיה
  כתובה, אחידה וידועה מראש - מחיר שנקבע לכל פונה בנפרד הוא בדיוק מה
  שמייצר תלונה.

אם תאשר את העלות, נמסור את החומר בתוך ‹מספר› ימי עסקים.
עשרת ימי העסקים חלים גם על בקשה חוזרת.             [חובה לפי סעיף 16ד]

אם ההודעה הקודמת פשוט אבדה או שהקישור פג, כתוב לנו - במקרה כזה
‹מדיניות העסק: משלוח חוזר ללא חיוב / חיוב מלא›.    [המלצה תפעולית]

בברכה,
‹שם העסק›
‹פרטי יצירת קשר›

---
הערה לעורך התבנית
בקשה שהוגשה לאחר תום תקופת השמירה, לגבי הקלטה שעדיין שמורה אצלכם, נמסרת
אף היא בתוך 10 ימי עסקים וניתנת לחיוב. חומר שכבר נמחק כדין אינו נמסר,
והתשובה על כך היא הודעת חריג ולא הודעת חיוב.       [חובה לפי סעיף 16ד]

request_id,received_date,channel,customer_ref,scope_from,scope_to,verified_date,verify_method,located_calls,coverage_checked,approved_by_role,target_date,statutory_due_date,delivered_date,delivered_items,delivery_proof,fee,status,notes
REQ-0001,2027-05-10,phone,CUST-1042,2027-01-01,2027-05-10,2027-05-11,targeted_question,4,yes,service_manager,2027-05-19,2027-05-24,2027-05-19,"audio:4, call_date_list:1",link_opened,none_first_copy,delivered,
REQ-0002,2027-05-11,email,CUST-2288,2026-11-01,2027-05-11,2027-05-12,otp_sms,2,yes,service_manager,2027-05-20,2027-05-25,,"audio:2, call_date_list:1",,,in_retrieval,שיחה אחת חסרה - נבדק מול המרכזייה